DollarTree验厂的标准流程通常包括以下几个关键步骤,这些步骤旨在确保供应商在社会责任、工作条件、生产质量等方面符合DollarTree的要求:
一、验厂发起与准备
验厂申请:验厂一般由客户发起,或中间商在申请新的工厂加入时向客户申请对工厂进行验厂。
指定审核机构:客户同意此次审核后,会指定相关的审核机构进行验厂。
审核问卷与确认:审核公司在收到审核费用后,会向工厂发出一份审核问卷及确认函,由工厂填写回传。根据工厂回复的审核问卷,审核公司制定一个审核计划。
二、会议
介绍与说明:审核员介绍自己,审查审核范围,说明实施的审核程序。
了解工厂情况:了解工厂基本情况,包括厂房面积、员工人数、班次时间等。
提出文件清单:提出需要审核的文件资料清单,解释工人面谈的方法和选择工人的办法。
三、文件审查与面谈
文件审查:审查设施的文件,以确认合规性或识别不符合项,参考文件抽样规则和文件检查表。详细检查的文件包括但不限于营业执照、人事资料、劳动合同、厂规厂纪、工时记录、工资制度、工资表、福利政策、安全制度、培训/会议/危险工具及设备保养/演习记录等。
工人和管理人员面谈:为了获得有关工厂政策和程序的信息,审核员对管理人员(如人力资源经理、EHS经理)和工人进行正式和非正式的面谈。面谈工人由审核员挑选,考虑不同年龄、不同部门、不同工作年限的工人,以确保面谈的全面性。
四、现场检查
设施巡视:审核员对工厂的所有区域进行巡查,包括生产现场、仓库、宿舍、饭堂、厕所等,以评估健康和安全状况并观察其他实践。
详细检查:检查生产设备、安全设施、环保设施等,确保符合相关标准和法规要求。
五、审核结果讨论与报告
闭幕前会议:在审计团队中进行,以便与设施管理层一起准备闭幕会议。
末次会议:与工厂管理层和工人组织代表讨论审核结果,回答问题并提供澄清。强调审核方法和结果的局限性,说明结果可能不全面。
审核结果:DollarTree验厂的审核结果通常分为三种等级:绿色代表没什么大问题通过;黄色代表中风险,有一个大问题需要整改,30天内需提交CAP整改计划;红色代表有零容忍问题,不能通过,且不能马上重验。
完成审核报告:复印相关资料,完成审核报告,厂方人员不参加。
六、后续跟进
整改计划:对于黄色或红色结果的工厂,需要提交整改计划并在规定时间内完成整改。
重新审核:对于红色结果的工厂,在整改完成后需要重新申请审核,以确保问题得到解决并符合DollarTree的要求。
以上步骤构成了Dollar Tree验厂的标准流程,确保了供应商在多个方面达到Dollar Tree的严格标准。